Forum Entomologi Italiani

Esatto!! Anche per me troppe complicazioni comporterebbero solo perdite di tempo, che potrebbe essere utilizzato in altro modo.

Qui di seguito inserisco una videata del mio archivio. Nella riga in alto ci sono le voci: Genere, specie, area geografica (a me serve per poter fare un eventuale sort di ciò che ho in vista di cambi o acquisizioni), totale ♂♂ e ♀♀ per ciascun taxon, e poi ♂♂ e ♀♀ per ogni località da cui ho quel taxon (fino a un massimo di 12, credo. Se aumentano le località, duplico la riga del taxon, come nel caso di Allancastria cerisy ferdinandi).
In basso si vedono i fogli per generi di Lepidotteri, ma ci sono anche quelli per i Coleotteri. In quest'ultimo caso il foglio comprende tutti i taxa della famiglia, come per i Glaphyridae, o i taxa della tribù (Chrysomelidae), o il genere Dorcadion s.l. (poichè è l'unico che raccolgo dei Cerambycidae), ecc. ecc. Alla fine c'è un foglio "varie" dove annoto tutto ciò che non seguo attivamente, ma che comunque è presente in collezione.



Aggiornare il file con ciò che aggiungo è comunque una perdita di tempo, tant'è che ho delle scatole di transito in cui accumulo tutto ciò che preparo in attesa di inserirlo in collezione, ma almeno tale tempo lo spendo una tantum, ed in genere l'update dei dati lo faccio ogni 10-15 giorni, in funzione anche di quanto materiale preparo.

Sempre a proposito della "tirannia del tempo" vorrei aggiungere un consiglio personale. Penso che, se proprio si deve spendere del tempo su un DBase, sia il caso di farlo per crearsi un archivio bibliografico ben organizzato. Nella prospettiva di voler studiare uno o più gruppi di insetti, iniziare a farlo subito permetterà di "dominare" la bibliografia in futuro, cosa molto più importante che sapere quali taxa si ha e quali mancano in collezione.
Il mio consiglio, quindi, è quello di iniziare da subito a registrare tutta la letteratura che interessa, o che PRESUMIBILMENTE potrà servire (meglio farlo subito che doverla ripescare, perchè NON LA SI RIPESCHERA'....). Indipendentemente dal software scelto per questa archiviazione, l'importante è che i lavori siano ricercabili per parole chiave, in modo da poter fare una ricerca in qualunque momento.
Personalmente, grazie all'aiuto di Gabriele Franzini (gabrif), che non finirò mai di ringraziare, ho riversato in JabRef il mio vecchio archivio bibliografico (che girava ancora in DOS), ed ora gestisco senza difficoltà oltre 7000 entries bibliografici (e l'archivio continua a crescere).

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Maurizio Bollino

Il mio schedario, che forse ho già inserito in altra discussione, è molto più semplice ma credo anche funzionale. Vi inserisco una immagine esemplificativa.

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Francesco Izzillo

Per quel che mi riguarda il mio database è la mia collezione. Solo per i reperti non miei, provenienti da raccolte pubbliche o private ma che ho avuto modo di visionare personalmente, ho optato per una soluzione almeno per me semplice e funzionale: fotografo al meglio delle mie possibilità ogni esemplare con rispettivo cartellino sotto o a fianco, prendendo nota delle dimensioni che riporto rinominando la foto. Il database è principalmente ordinato per collezioni (es. coll. Leo, coll. Lecis, coll. Museo Civico di Storia Naturale di Milano, ecc.) ma ci metterei poco a ordinarlo per specie o per località di raccolta. Ovviamente il tutto è subordinato al fatto che stiamo parlando di cebrionidi paleartici, quindi una (sotto)famiglia non particolarmente ricca di specie.
Allego una schermata relativa a una cartella di una delle collezioni che ho visionato:

Ovviamente anche io ho fatto e faccio così per tutto il materiale non mio visionato e/o studiato. Ho cartelle con le foto e i dati di tutti i tipi dei gruppi che studio (che sono una parte di quelli che seguo, ovviamente), cartelle con foto di esemplari non di serie tipiche (normalmente una cartella per genere e per collezione, ma talora una cartella per genere e per Stato), e anche cartelle con foto di materiale della mia collezione che, per motivi di studio, di confronto o di pubblicazione ho fotografato. Il problema, almeno per me, sorge quando devo gestire tutto questo materiale iconografico, perchè sono molte migliaia di foto (non sono a casa e non posso dire esattamente quante, ma sono veramente molte).

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Maurizio Bollino

Il mio database principale è questo.

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Maurizio Gigli
http://utenti.romascuola.net/bups
http://bup.xoom.it/

Ringrazio tutti per aver condiviso le loro opinioni
Evidentemente, a secona di ciò che uno è interessato a tenere sottocchio nel proprio DBase e a seconda dei suoi interessi più o meno ampi, preferisce una sistema più o meno complesso con più o meno dati... Personalmente, almeno per ora, abbraccio il punto di vista di Vinicio: come ho detto subito, mi interessa solo la lista delle specie col numero di individui. Il resto, preferisco andarlo a cercare direttamente in collezione. Quindi, almeno per ora, manterrò i files impostati in stile "tabella di word", anche se forse più avanti me ne pentirò...

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"Lasciate questo mondo un po' migliore di come lo avete trovato" (Sir Robert Baden Powell)
Daniele

...e allora stiamo freschi...

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Francesco Izzillo

Sull'argomento gestione della letteratura, chi volesse impostare oggi un archivio oggi potrebbe come prima cosa provare Mendeley http://www.mendeley.com/ . Io sto pensando di adottarlo al posto di JabRef.

G.

Daniele, visto che sei all'inizio, non fare solo l'elenco delle specie della collezione, in futuro te ne potresti pentire e quindi ascolta quelli che hanno impostato un serio Dbase con molti campi.
Io, che ho iniziato a collezionare da 50 anni fa, non ho potuto utilizzare da subito un computer per inserire i dati della mia collezione e adesso non ho più il tempo e la voglia di insereire in un Dbase il materiale delle oltre 300 scatole entomologiche.
Se devo fare una ricerca delle località e/o delle date di raccolta di una specie sono dolori, oltre ai rischi di rottura di singoli esemplari.
Si può iniziare come collezionista e quindi basta l'elenco delle specie in possesso, ma poi si può diventare studiosi e quindi il solo elenco non serve più.
Ciao
Mario
P.S.
Bello e simpatico il sistema di Fumea Crassiorella, ma utilizzabile solo per una famiglia con poche specie

se hai la collezione sistemata per bene e, partendo dal data-base, sai dove mettere le mani, non ci sono problemi di sorta e risparmi un sacco di tempo.



in questo caso, se devi approfondire e studiare una specie (ad esempio) ed hai la necessità di campionare tutte le possibili località di distribuzione, allora sono d'accordo con te che serva un data-base più completo.

Sono in una situazione simile a quella di Mario (solo che ho iniziato non 50 ma 45 anni fa, e specializzandomi in gruppi differenti), per cui sono completamente d'accordo con lui.
Quando i computer hanno cominciato a entrare a far parte della vita di tutti era ormai diventata una impresa quasi impossibile inserire i dati della collezione in un database. Sono riuscito a farne uno ridotto all'osso (solo le specie, ordinate sistematicamente, con numero di individui e nazioni di provenienza) per i soli Buprestidi, approfittando di un paio di mesi di forzata immobilità causa incidente, anni fa. Poi da allora ho cercato di tenerlo aggiornato, ma al momento oltre metà della mia collezione di Buprestidi è ancora fuori database, e temo che non ci saranno grossi cambiamenti a breve.
Per tutte le altre famiglie devo ricorrere a quanto ricordo e al controllo diretto degli esemplari in collezione, preparati o no. E diventa sempre più difficile.

Per chi al momento ha ancora una collezione di dimensioni contenute ritengo sia fondamentale, ora che si può, partire con un database ben impostato, con tutte le voci che si ritenga possano diventare utili in futuro, anche se ora non sappiamo che farcene. Se non si usano, ci vuol poco a lasciarle in bianco, ma se un giorno volessimo aggiungere delle voci non previste inizialmente, sarebbe un lavoro terribile.


Torniamo al punto precedente. In passato non c'era la possibilità di gestire un archivio dati con un computer. Ci si poteva fare uno schedario cartaceo, inserendo tutti i dati che si voleva, ma era una procedura così lunga e noiosa che non tutti avevano la pazienza di farlo. Io avevo iniziato, da ragazzetto. Avevo numerato tutti gli esemplari e mi ero scritto (a mano) un libretto con specie (se la conoscevo), località, data e modalità di raccolta, ed eventuali altre informazioni, di tutti gli esemplari preparati in collezione. Ma presto, poco dopo il millesimo esemplare, ho dovuto desistere, perchè il gioco non valeva la candela.
Ora il discorso è diverso. Se ogni volta che uno mette in collezione un nuovo esemplare passa qualche secondo inserendo i dati nel database, l'impegno supplementare è minimo, e i vantaggi notevoli.

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Maurizio Gigli
http://utenti.romascuola.net/bups
http://bup.xoom.it/

Anch'io, come Maurizio, registravo le specie in collezione su un'agenda e, inoltre, tenevo un quaderno di caccia, dove segnavo le uscite e le catture effettuate, ma col passare degli anni ho desistito e molti quaderni sono andati persi.
Oggi, purtroppo, tengo solo due registrazioni in computer: per i Bathyscini ho una Checklist aggiornata delle specie paleartiche, dove segno in rosso le specie in collezione, oltre al loro numero; per i Trechini solo l'elenco e il numero delle specie in collezione; il resto lo segno sulle Checklist della fauna italiana .
Per la bibliografia ho un archivio cartaceo, non aggiornato.
Tutto il materiale in alcool non è catalogato
Ma ripeto quando devo fare una ricerca sono guai
Ciao
Mario

I started to make that database so "complicated", not only to store the data of my collection, but to publish the catalogue. I started it about 20 years ago and I collected any information I could get, to can have the possibility to publish. Nobody before me published even a simple species list of Buprestids of Romania. Even now, when the catalogue is ready, I will add any info I can for the next specimens.

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Ciao
Adrian

molto spesso ci si può dimenticare (esperienza personale)...poi ci sono gli scambi che, se corposi, sconvolgono alcune sezioni del data-base e, nel caso non si provveda ad aggiornarlo correttamente, si finisce col fare un enorme casino.

Interessante questa discussione, anche se non mi coinvolge praticamente perchè non ho una collezione. O meglio, la collezione ce l'ho, ma di diapositive; un paio di decine di migliaia di diapositive accumulate in qualche decennio precedente all'avvento della fotografia digitale. Per queste dopo aver tentato la strada di Access mi sono poi deciso ad utilizzare uno dei software di gestione immagini disponibili, scegliendo quello che mi sembrava più adatto a gestire le informazioni che mi interessava associare alle immagini; ho incominciato ad utilizzare ACD, l'ho trovato buono e ho continuato con quello. Attualmente sono ad ACD Pro 7. Ovviamente prima ho dovuto in qualche modo codificare e digitalizzare tutte le diapositive, memorizzando un riferimento al luogo fisico dove la diapositiva è conservata. Inutile dire che tutto quello che è stato detto sul fatto che le cose che si debbono fare o si fanno subito o non si fanno più è sacrosanta verità; data e luogo di scatto o li ho trovati scritti a mano sul telaietto o sulla scatoletta dove tengo il telaietto, oppure non c'è stato modo di ritrovarli e salvarli nel data base. Adesso gestisco così tutto il mio archivio, la parte storica delle diapositive digitalizzate e la parte delle nuove foto in formato digitale nativo.
La gestione della collezione è sicuramente qualcosa di più complesso; mi viene in mente quando in una delle mie incarnazioni precedenti mi sono occupato intensamente di informatizzazione dei magazzini, agli albori della diffusione su grande scala dell'informatica. Da un lato l'esigenza di avere sotto controllo il maggior numero di informazioni possibile: tutte quelle che appare indispensabile adesso, e poi via via quella che, si sa mai, potrebbe venire buona domani; dall'altra, la necessità di non soccombere sotto il peso di dover tenere aggiornato l'archivio, man mano che le nuove entrate si aggiungono, o gli elementi in giacenza vengono riorganizzati, spostati, escono. Tutto questo ha portato inevitabilmente a delle soluzioni di compromesso, dove l'ordinario fosse gestito comunque al meglio, mentre per lo straordinario bisognava accontentarsi.
Da allora ad oggi il panorama tecnologico è cambiato radicalmente; ora tengo nel mio telefono un migliaio di volte più informazione di quanta ce ne stava in uno dei computer che gestivo trent'anni fa e molte delle cose che allora sembravano fantascienza ora sono consumo corrente di milioni di ragazzini in giro per il mondo. Se però dobbiamo gestire informazione che ancora non è digitalizzata, prima di poter sfruttare questa abbondanza di mezzi dobbiamo superare l'ostacolo iniziale dell'introduzione dei dati, e farlo nella maniera il più possibile strutturata in vista del successivo utilizzo. Una volta fatto questo, il resto se non è tutto in discesa è certamente molto più facile oggi che anche solo pochi anni fa.
Butto lì una considerazione sui cartellini. Immaginiamo di avere i dati che ci interessano nel nostro data base, non importa quale, basta che ci siano tutti i dati che riteniamo necessario memorizzare. Poi per una qualunque ragione dobbiamo dare alcuni dei nostri esemplari ad un collega per un certo tempo; magari si tratta di centinaia di pezzi che il collega si terrà per mesi, bisogna tener traccia di questo quindi bisogna che finchè gli esemplari non saranno di nuovo al loro posto il sistema sia in grado di rispondere ad eventuali interrogazioni che l'insetto x dalla data y è presso il signor z; in altre parole bisogna inserire per ognuno degli esemplari in questione l'informazione 'dato al signor z in data y', e quando gli esemplari tornano indietro inserire la nuova informazione 'restituito dal signor z in data y1'. Immagino poi che capiti spesso di dover riorganizzare una scatola, quindi è importante anche essere in grado di comunicare rapidamente al sistema il cambio di posizione di un esemplare anche se fisicamente è sempre in collezione.
Per gestire queste operazioni si utilizza il codice associato all'elemento; durante l'introduzione dati ad ogni elemento viene sempre associato implicitamente un codice - il contatore progressivo - e volendo se ne potrebbe associare uno esplicito, costruto secondo i criteri ritenuti più opportuni. La cosa importante è che questo codice è associato in maniera non equivoca a tutta l'informazione di quell'elemento, quindi per qualunque operazione si voglia fare sull'elemento per ripescarlo basta il riferimento al codice. Sul cartellino quindi andrebbe riportato anche questo codice, possibilmente in una codifica leggibile anche automaticamente: un codice a barre, come nei supermercati. Oggi qualunque smartphone è in grado di leggere un codice a barre; con una app opportuna la raccolta dei dati per le operazioni sopra accennate potrebbe diventare completamente automatica.

Ho visto che molti usano Excel. Excel è uno strumento facile ed intuitivo, cosa che non si può sostenere per un qualsiasi programma di data base, ma malgrado diversi strati di funzioni tipiche dei DB aggiunti via via continua a non essere uno strumento adeguato per la gestione di un DB, tanto più quanto più la gestione del DB è dinamica e il DB è grande. Per poche decine o forse anche pochissime centinaia di righe va benissimo e sarebbe ingiustificato lo sforzo di capire come gestire un DB; per collezioni più grandi vale la pena farci un pensiero serio.

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Ciao

Carlo